IV. Grundsätze und Anforderungen
1. Menschenrechte und Arbeitsbedingungen
Menschenrechte
Die SWP ist ein Verbund öffentlichrechtlicher Unternehmen, welcher in bestimmten Sparten Aufgaben der Daseinsvorsorge im Auftrag der Landeshauptstadt Potsdam erledigt. Unsere Geschäftsaktivitäten und unser Erfolg beruhen auf einem werteorientierten Handeln. Die Achtung der Menschenrechte ist daher ein unverzichtbarer Bestandteil unserer unternehmerischen Verantwortung.
Die Lieferanten der SWP verpflichten sich daher, die Menschenrechte ihrer Beschäftigten zu wahren und sie mit Würde und Respekt zu behandeln. Beschäftigte und Geschäftspartner dürfen niemals erniedrigender oder menschenunwürdiger Behandlung, beispielsweise bei dem Einsatz öffentlicher oder privater Sicherheitskräfte, ausgesetzt werden.
Die Lieferanten setzen sich für die Förderung einer Unternehmenskultur ein, in der Belästigung, einschließlich sexueller Belästigung sowie die Androhung von Belästigung nicht toleriert wird. Gleiches gilt für die Androhung oder Durchführung von Vergeltungsmaßnahmen im Zusammenhang mit der Meldung einer Belästigung.
Keine Kinderarbeit
Unsere Lieferanten lehnen jegliche Art von Kinderarbeit ab. Sie verbieten und unterlassen diese.
Alle jeweils geltenden gesetzlichen und untergesetzlichen Regelungen zur Kinderarbeit und zum Mindestalter für die Arbeitsaufnahme werden ausnahmslos von unseren Lieferanten beachtet.
Keine Zwangsarbeit
Alle Formen der Zwangsarbeit sowie Sklaverei werden von unseren Lieferanten abgelehnt und sie lassen auch keine Arbeiten unter solchen Bedingungen durchführen.
Keine Diskriminierung
Im Rahmen der gesetzlichen Regelungen stehen unsere Lieferanten für Chancengleichheit und Gleichbehandlung ein. Sie stellen sicher, dass Chancengleichheit und Gleichbehandlung gefördert und alle Mitarbeitenden respektvoll und vorurteilsfrei behandelt werden. Diskriminierung bei der Einstellung von Arbeitnehmern, bei Aus- und Weiterbildung und bei Beförderung wird unterbunden. Dies gilt für jegliche Form von Diskriminierung oder Benachteiligung, insbesondere wegen des Geschlechts, der sexuellen Orientierung, der Weltanschauung oder Ethik, der politischen Überzeugung, der Religion, der Rasse, der Herkunft sowie wegen geistiger oder körperlicher Beeinträchtigungen.
Arbeitslohn
Der Arbeitslohn, den unsere Lieferanten ihren Mitarbeitenden bezahlen, steht im Einklang mit den jeweils geltenden Gesetzen und den abgeschlossenen Tarifverträgen. Insbesondere werden die gesetzlichen Regelungen zum Mindestlohn strikt eingehalten. Diese werden als Mindestgrenze für die Bezahlung der Mitarbeitenden betrachtet. Überstunden werden entsprechend den geltenden Gesetzen und tarifvertraglichen Vorgaben vergütet.
Arbeitszeit
Unsere Lieferanten halten sich an die geltenden Gesetze, Regelungen und Standards zur Arbeitszeit. Dies gilt insbesondere für die Obergrenzen der Tages- und Wochenarbeitszeit unter Berücksichtigung der ggf. anwendbaren Tarifverträge. Es wird sichergestellt, dass die Mitarbeitenden ausreichend freie Tage zur Erholung zur Verfügung haben.
Vereinigungsfreiheit und Meinungsäußerung
Unsere Lieferanten respektieren die Rechte der Arbeitnehmer auf freie Meinungsäußerung, auf Vereinigungsfreiheit, auf Mitgliedschaft in Gewerkschaften, auf die Bildung von Arbeitnehmervertretungen und die Mitgliedschaft in Betriebsräten. Alle jeweils diesbezüglich geltenden nationalen Gesetze und Regularien der Länder, in denen Mitarbeitende eingesetzt werden, werden eingehalten. Der Belegschaft und ihren Vertretungsorganen wird es ermöglicht, mit der Unternehmensleitung ohne Angst vor Repressalien, Einschüchterung oder Belästigung zu kommunizieren.
Offene und wertschätzende Kommunikation zwischen Management und Beschäftigten
Wir sind überzeugt, dass eine gute Unternehmenskultur einer der Schlüssel für nachhaltiges Wachstum und erfolgreiches Agieren am Markt ist. Neben integrem Handeln sind offene Kommunikation und wert-schätzender Umgang miteinander sowie die Respektierung der Rechte der Beschäftigten essenzielle Bestandteile einer guten Unternehmenskultur, die auch bei unseren Lieferanten gelebt werden soll.
Eigentumsrecht
Persönliches Eigentum wird von unseren Lieferanten geachtet. Jede Form von widerrechtlicher Zwangsräumung und Enteignung zum Erwerb, zur Bebauung oder anderweitigen Nutzung von Land, Wäldern und Gewässern wird abgelehnt.
Sonstige Menschenrechte
Auch jegliche weitere Beeinträchtigung von Menschenrechten wird seitens unserer Lieferanten abgelehnt. Sie respektieren und unterstützen die Einhaltung aller sonstigen am Beschäftigungsort geltenden nationalen Menschenrechte sowie jegliche international geltenden Menschenrechte.
2. Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz
Arbeitsbedingte Gesundheitsgefahren und Unfallschutz
Um Risiken für die körperliche Unversehrtheit so weit wie möglich zu minimieren, stellen unsere Lieferanten ihren Mitarbeitenden ein gesundes und sicheres Arbeitsumfeld zur Verfügung. Die Arbeitsprozesse und die Gestaltung von Produkten werden so organisiert, dass Unfälle nach Möglichkeit ausgeschlossen werden.
Alle geltenden gesetzlichen und untergesetzlichen Regelungen zum Gesundheitsschutz und zur Arbeitssicherheit (z. B. Betriebssicherheitsverordnung, Unfallverhütungsvorschriften, Arbeitsschutzgesetz) werden durchgängig beachtet. Die zur Umsetzung und Dokumentation notwendigen Unterlagen müssen vom Lieferanten vorgehalten werden. Darunter fallen insbe-sondere die folgenden Dokumente:
- Gefährdungsbeurteilungen
- Betriebsanweisungen
- Unterweisungsnachweise
- Nachweise der Arbeitsmedizinischen Vorsorge.
Private Sicherheitskräfte
Von unseren Lieferanten eingesetzte Sicherheitskräfte missachten keine geltenden Menschenrechts-, Freiheits- und Arbeitsrechtsgesetze.
3. Umweltschutz
Umweltvorschriften
Alle geltenden Umweltgesetze, -regelungen und -standards werden von unseren Lieferanten eingehalten. Unsere Lieferanten beachten zudem weitere relevante internationale Übereinkommen zum Umweltschutz, wie im § 2 (3) des LkSG benannt.
Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie negative Auswirkungen auf die Umwelt im Rahmen der Leistungserbringung so gering wie möglich halten, die einschlägigen umweltrechtlichen Vorschriften einhalten und Anfragen bezüglich umweltbezogener Produkteigenschaften in angemessener Zeit beantworten.
Klimaschutz
Die fortlaufende Verbesserung des Klimaschutzes durch die Reduzierung von klimaschädlichen Emissionen und Gasen ist ein wesentlicher Bestandteil der Umweltschutzziele unserer Lieferanten.
Ressourceneffizienz
Unsere Lieferanten verpflichten sich zu einer angemessenen, kontinuierlichen Erhöhung der Material- und Energieeffizienz bei ihren unternehmerischen Aktivitäten. Zudem tragen sie zu einem verantwortungsvollen Umgang mit der Ressource Wasser bei. Die Wiederverwendung und Verwertung im Sinne der Kreislaufwirtschaft wird angestrebt.
Abfall und Abwasser
Alle Abfälle und Abwässer werden durch unsere Lieferanten gemäß den geltenden Vorschriften sicher und umweltverträglich entsorgt bzw. abgeleitet.
Chemikalien
Seitens unserer Lieferanten werden Produkte und Emissionen vermieden, die persistente organische Schadstoffe und schädliche Schwermetallbelastungen enthalten. Die Substitution von umweltgefährdenden Betriebsstoffen wird zudem regelmäßig geprüft.
4. Verhalten im Rahmen geschäftlicher Beziehungen
Beachtung des geltenden Rechts
Unsere Lieferanten verpflichten sich zu einer durchgängigen Einhaltung aller für das Unternehmen geltenden internen sowie externen Vorgaben, wie Gesetzen und Normen. Sie erfüllen ihre vertraglichen Verpflichtungen gegenüber ihren Vertragspartnern.
Bestechung und Korruption
Bei der SWP dulden wir keine Korruption, weder bei Beschäftigten noch bei Lieferanten. Korruption ist durch internationale Konventionen und nationale Gesetze verboten. Gesetzliche Verbote gelten sowohl für Geschäfte zwischen Unternehmen als auch für Kontakte mit Politikern und Amtsträgern. Korruption kann in verschiedenen Formen vorkommen, der erlangte Vorteil muss nicht notwendigerweise eine Zahlung (Geld) beinhalten, sondern kann auch in Form von Geschenken, Einladungen (z.B. Tickets, Bewirtungen, Reisen), Versprechen bezüglich Beschäftigung oder zukünftiger Geschäftsbeziehungen vorkommen.
Unsere Lieferanten verpflichten sich, alle für das Unternehmen geltenden nationalen und interna-tionalen Antikorruptionsgesetze und -regelungen einzuhalten und keine Handlungen durchzuführen, die als Korruption oder Bestechung eingestuft werden können oder auch nur den Anschein einer solchen erwecken. Der Lieferant hat angemessene Maßnahmen im Unternehmen zu implementieren, um Korruption in jeglicher Form zu verhindern. Bemühungen zur Korruptionsbekämpfung sind von ihm zu unterstützen.
Lieferanten der SWP bieten, gewähren und nehmen kein Geld oder sonstige Vorteile an (weder direkt noch indirekt), um amtliche Handlungen unzulässig zu beeinflussen oder sich einen unzulässigen Vorteil zu verschaffen, mit dem Ziel, eine Geschäftstätigkeit zu veranlassen oder zu erhalten. Gleiches gilt für sogenannte Beschleunigungszahlungen oder andere Vorteile, die Amtsträgern für routinemäßige Ent-scheidungen, die kein Ermessen zulassen, gewährt werden.
Der Lieferant verpflichtet sich weiterhin, die SWP unverzüglich über die eingesetzte Ombudsstelle zu informieren (siehe hierzu Punkt „Meldung von Unregelmäßigkeiten“, Seite 5), wenn ihm ein Verstoß gegen diese Verpflichtung bekannt wird.
Freier Wettbewerb
Unser Lieferant hält die für ihn geltenden Wettbewerbs- und Kartellgesetze ein. Er sichert uns zu, dass er sich an wettbewerbsbeschränkenden Preis- oder Konditionsabsprachen im Zu-sammenhang mit den Leistungen, die er für den Auftraggeber erbringt, nicht beteiligt hat und auch künftig nicht beteiligen wird.
Ging einer Beauftragung eines Lieferanten die Abgabe von Angeboten an die SWP voraus, für die der Lieferant eine Absprache getroffen hat, die eine rechtswidrige Wettbewerbsbeschränkung darstellt oder die wettbewerbswidrige, ab-gestimmte Verhaltensweisen darstellen, hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber eine Vertragsstrafe in Höhe von 5 % der Nettoauftragssumme zu zahlen, es sei denn, dass ein Schaden in anderer Höhe nachgewiesen wird. Diese Verpflichtung gilt auch für den Fall, dass der Vertrag beendet wurde oder wird oder bereits erfüllt ist.
Interessenkonflikte
Der Lieferant legt jeden tatsächlichen oder potenziellen Interessenkonflikt im Zusammenhang mit seinen Tätigkeiten für die SWP umgehend offen. Zu solchen Interessenkonflikten zählen u.a. kritische Beziehungen zu Mitarbeitenden der SWP wie beispielsweise aufgrund von Verwandtschaft, Schwägerschaft oder Partner-schaft sowie aufgrund von Investitionen in eine Geschäftspartnerschaft der SWP oder bei ihren Wettbewerbern.
Datenschutz
Der Lieferant stellt sicher, dass die anwendbaren Gesetze und Regelungen zum Schutz vertraulicher Informationen eingehalten werden. Dies schließt Gesetze und Regelungen zum Schutz personenbezogener Daten, wie die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), ein. Dies gilt insbesondere hinsichtlich personenbe-zogener Daten von Kunden, Verbrauchern, Be-schäftigten und Anteilseignern. Der Lieferant stellt sicher, dass personenbezogene Daten nur erhoben, verarbeitet und genutzt werden, soweit und solange dies gesetzlich zulässig ist.
Schutz vertraulicher Informationen
Der Lieferant schützt vertrauliche Informationen und nutzt diese ausschließlich in angemessener Weise. Entsprechend hält der Lieferant al-le vertraglichen Anforderungen zu Datenschutz und Informationssicherheit ein und legt keine Informationen offen, die der Öffentlichkeit nicht bekannt sind. Gleiches gilt gegenüber unbefugten internen oder externen Parteien.
Regelung zum Handel mit Waren
Der Lieferant verpflichtet sich, alle geltenden Exportkontrollen, Sanktionen und Zollgesetze und -vorschriften, einschließlich der Verbote und Beschränkungen („Handelsgesetze“) einzuhalten.
Der Lieferant stellt zudem sicher, dass er selbst, seine wirtschaftlich Berechtigten, alle seine Vertreter oder andere von ihm eingesetzten Subunternehmer nicht auf einer der geltenden Sanktionslisten als „Denied Party“ erfasst sind.
Geldwäsche und Finanzaufzeichnungen
Der Lieferant verpflichtet sich, sämtliche für ihn geltenden Gesetze und Regelungen zur Be-kämpfung von Geldwäsche einzuhalten. Der Lieferant führt Finanzaufzeichnungen und erstellt Berichte gemäß den gesetzlichen Vorgaben.
Die SWP akzeptiert keine Lieferanten, die nachweislich in Geschäfte mit Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung oder sonstigen strafbaren Handlungen involviert waren oder sind.
Rechtsfolgen bei Verstößen gegen den Lieferantenkodex
Wir erwarten von unseren Lieferanten, dass sie Risiken innerhalb ihrer Lieferketten identifizieren sowie angemessene Maßnahmen zur Minimierung und Vermeidung der Risiken ergreifen.
Im Falle eines Verdachtes auf Verstöße sowie zur Absicherung von Lieferketten mit erhöhten Risiken wird der Lieferant die SWP zeitnah über die identifizierten Verstöße und Risiken sowie die ergriffenen Maßnahmen informieren.
Die Einhaltung der in diesem Lieferantenkodex aufgeführten Standards und Regelungen über-prüft die SWP mithilfe eines Self-Assessment-Fragebogens und / oder risikobasierter Audits basierend auf den Ergebnissen der bei der SWP durchgeführten Risikoanalysen. Der Liefe-rant erklärt sich damit einverstanden, dass die SWP solche Audits aus konkretem Anlass zur Überprüfung einer Einhaltung des Kodex an den Betriebsstätten des Lieferanten zu den üblichen Geschäftszeiten nach angemessener Vorankündigung durch von der SWP beauftragte Per-sonen durchführt. Der Lieferant kann einzelnen Auditmaßnahmen widersprechen, wenn durch diese zwingende datenschutzrechtliche Rege-lungen verletzt würden.
Sollte ein Verstoß gegen die Regelungen dieses Lieferantenkodex festgestellt werden, wird die SWP dies dem Lieferanten unverzüglich schrift-lich mitteilen und ihm eine angemessene Nachfrist setzen, um sein Verhalten mit diesen Regelungen in Einklang zu bringen. Ist eine Abhilfe nicht in absehbarer Zeit möglich, so hat dies der Lieferant unverzüglich anzuzeigen und gemein-sam mit der SWP ein Konzept mit Zeitplan zur Beendigung oder Minimierung des Verstoßes zu erstellen.
Wenn die Nachfrist fruchtlos abläuft bzw. die Umsetzung der im Konzept enthaltenen Maß-nahmen nach Ablauf des Zeitplans keine Abhilfe bewirkt und kein milderes Mittel zur Verfügung steht, kann die SWP die Geschäftsbeziehung abbrechen und alle Verträge kündigen.
Ein gesetzliches Recht zur außerordentlichen Kündigung ohne Nachfristsetzung, insbesonde-re bei als sehr schwerwiegend zu bewertenden Verstößen, bleibt ebenso wie das Recht auf Schadenersatz unberührt.
Meldung von Unregelmäßigkeiten
Gemäß den Anforderungen des LkSG wurde mit der Beauftragung einer Ombudsperson ein Beschwerdeverfahren eingerichtet. Sowohl unmittelbar Betroffene als auch Personen, die von potenziellen oder tatsächlichen Verletzungen wissen, haben hierüber die Möglichkeit, Hinweise auf potenzielle oder tatsächliche Compliance-Verstöße, Verletzungen von menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflichten oder diesbezügliche Risiken abzugeben. Die Abgabe von Hinweisen ist möglich über den eingerichteten, webbasierten Meldekanal, eine für die SWP eingerichtete E-Mail-Adresse oder telefonisch. Sämtliche Meldewege werden durch die Ombudsperson bereitgestellt.
Einzelheiten zum Ablauf des Beschwerdeverfahrens finden Sie Sie auf unserer Website unter 'Stadtwerke Potsdam GmbH - Compliance' unter Punkt '6. Beschwerde-verfahren/ Meldekanal/ Hinweisgebersystem' in der sogenannten Verfahrensordnung.
Die Kontaktdaten der von der SWP eingesetz-ten Ombudsperson lauten wie folgt:
Rechtsanwältin Dr. Kathrin J. Niewiarra, Ombudsanwältin
Kanzlei Rechtsanwälte Elke Schaefer
Philippistrasse 11
D-14059 Berlin
Telefon (030) 609 852 55
Fax (030) 887 1949 11
stadtwerkepotsdam@ombudskanzlei.de
